Организации при проверке необходимо иметь и представить в Минюст копии официальных писем, направленных физическим и/или юридическим лицам или полученных от таких лиц, по вопросам взаимодействия в рамках осуществления уставной деятельности.
Стоит понимать, что общение между, например, двумя руководителями разных организаций о том, у кого как происходит работа, не будет являться перепиской НКО по вопросам осуществления деятельности. В данном случае речь будет идти о простом общении, обмене информацией, но это не может каким-либо образом повлиять на деятельности самих организаций. Переписка по вопросам осуществления деятельности, направленной на достижение уставных целей, должна носить официальный характер, так как речь идет о значимых событиях для самого юридического лица.
Письма должны идентифицировать саму организацию, отражать тот факт, что письмо написано не от обычного сотрудника, а от юридического лица. Такие письма в определенной степени приравниваются уже к официальным документам, выпущенным организацией от своего имени.
В законодательстве отсутствует определение, что может быть отнесено к такой переписке, но если речь идет именно об официальной переписке, то желательно воспользоваться положениями Национального стандарта, в котором описываются требования к оформлению документов («ГОСТ Р 7.0.97−2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), далее — Стандарт).
В частности, в п. 5 Стандарта речь идет об оформлении реквизитов документов, где указано, что подразумевается под наименованием организации, кто является должностным лицом, подписывающим документ, справочные данные и т. д. Правильное оформление документа позволит решить сразу две задачи: придать официальный статус письму и не допустить ошибок в официальном документе от лица организации.
В еще одном стандарте («ГОСТ Р 7.0.8−2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), далее — Стандарт 2) в пп. 7 и 8 п. 3.1 даются определения: